איך אפשר לחסוך בהוצאות האירוע שלנו ?

לעיתים כאשר אנחנו מארגנים אירוע אנחנו יכולים למצוא את עצמנו מוצאים מאות ואלפי שקלים עבור ציוד והפקת האירוע שאותו אנחנו מארגנים.

אז איך בעצם ניתן לארגן אירוע ברמה גבוהה מבלי לגרום לעצמנו נזק כספי גדול? בדיוק בשביל זה הכנו לכם מאמר הכולל 7 דרכים יעילות ואפשריות לחסכון באירוע שלכם.

לא משנה אם אתם מארגנים חתונה, בר/בת מצווה, ברית/ה או אולי אפילו יום הולדת, תמיד ניתן למצוא איפה אפשר לחסוך מבלי להרוס את החגיגה.

1. טיפ ראשון הוא לדעת בדיוק מה ואיזה ציוד אתם צריכים ומה מתאים לכם עבור האירוע הדרך היעילה ביותר לדעת בדיוק מה אנחנו צריכים לאירוע זה להתייעץ עם הרבה חברות העוסקות בתחום ולאחר מכן לאחר שתקבלו תובנות עבור מה שאתם צריכים תוכלו לדעת להזמין אך ורק את הציוד שאותו אתם צריכים עבור האירוע. כאשר נדע בדיוק מה אנחנו צריכים לאירוע שלנו ולא נזמין סתם ציוד מיותר שבסוף לא ישמש אותנו כמו שצריך נוכל לחסוך המון כסף.
2. דבר שני שכדאי לעשות כאשר אנחנו מארגנים אירוע זה לעשות השוואת מחירים מעמיקה בין כל החברות  שמציעות  את אותם דברים שאתם צריכים שישמשו אתכם באירוע, יכולים להיות המון מצבים שנצטרך לשכור לדוגמה רמקול ונמצא את המוצר בחברה מסוימת בסכום של 200 שקלים ולעומת זאת אם נעשה בדיקה מעמיקה נוכל לראות שבחברה אחרת מציעים בדיוק את אותו הרמקול במחיר של 150 שקלים בדיקה כזאת שנעשה עבור כל דבר שאותו נצטרך באירוע תוכל לחסוך לנו מאות ואלפי שקלים בהוצאה הסופית.
3. במידה ואנו רוצים שיהיה אוכל באירוע ו/או שתייה כדאי מאוד שנעשה בדיקה איזו כמות אנחנו בדיוק צריכים עבור האירוע שלנו כך שלדוגמה אם אירוע מסוים מכיל 100 אנשים לא צריך להגזים ולקנות אוכל שמספיק ל 300 איש, כמובן שצריך לקחת כמה מנות מעל הכמות הרצויה בחשבון כדי שלא ניתקע במידה ואורחים נוספים יפתיעו אך חשוב מאוד לא להגזים. רבים האירועים שמגיעים לסיומם ובעלי האירוע מוצאים את עצמם תקועים עם הרבה אוכל ושתייה שלא נעשה בהם שימוש כלל וחבל כי זה כסף שיכל להיחסך או להיות מושקע בדברים מגניבים אחרים שיכולים לשדרג את האירוע.

   

4. כאשר אנו רוצים לבצע השכרת ציוד לאירועים חשוב שנדע שיש אופציה שכל ציוד כמעט נוכל לאסוף באיסוף עצמי וגם לתפעל אותו בעצמנו דבר שיכול לחסוך לנו הרבה כסף. חשוב להבין שיש הרבה ציוד שניתן לתפעל אותו בפשטות ואין צורך באיש מקצוע שידאג לתפעל לנו את הציוד לאורך כל האירוע, ישנם כיום חברות רבות שכשאר אנו באים לשכור מהם ציוד הם מסבירים לנו בדיוק איך להשתמש בציוד, ככה שאפילו הדרכה מקצועית אפשר לקבל בנושא .
5. הגדירו תקציב מראש שישמש אתכם לצורך האירוע, כדאי מאוד לקבוע תקציב מתאים לאחר שאתם יודעים בערך מהם המחירים בשוק עבור מה שאתם מבקשים לאירוע שלכם ורק לאחר מכן לקבוע את התקציב המתאים לכם. לאחר שקבעתם תקציב עבור האירוע תשימו לב שאתם תמיד נדבקים לתקציב שלכם ולא עוברים אותו.
6. כדאי מאוד לעשות סדר עדיפויות של מה שחשוב יותר ומה שחשוב פחות באירוע לדוגמא ניתן להכין רשימה שבראשה החשוב ביותר הוא שיהיה מוזיקה באירוע ובשביל מוזיקה אנחנו נצטרך הגברה מתאימה לכן השכרת הגברה יהיה בראש סדר העדיפויות שלנו לעומת זאת אנחנו נרצה שגם באירוע שלנו יהיה צמידים מגניבים לכל המשתתפים זה כמובן פחות קריטי לנו וזה יהיה רק בגדר בונוס ולכן אם ישאר תקציב בסוף נוכל להרשות לעצמנו לקנות צמידים עבור כל המשתתפים, סדר עדיפויות שכזה יעזור לנו לא להתפרע יותר מידיי עם ההוצאות לאירוע ולא לבזבז את הכסף שלנו על דברים שהם פחות קריטיים לנו.

   

7. ודבר אחרון שמרו על ראש פתוח, לעיתים ניתן קצת לצאת מהקופסא ולמצוא פתרונות יצירתיים שיכולים לעזור לנו לחסוך גם כסף. כמו לדוגמא שאם יש לנו איזה שהוא פנס תאורה מגניב בבית נוכל לשקול אופציה לחסוך השכרת תאורה מגניבה למסיבות לאירוע שלנו כי כבר יש לנו פתרון חלופי. ותשימו לב שגם אם חרגנו מעט בתקציב שהגדרנו לעצמנו מראש תמיד אפשר למצוא במה ניתן לקצץ.