כך תארגנו אירוע מושלם ב-5 צעדים פשוטים

רבים ממארגני האירועים מוצאים את עצמם מתבלבלים בין כל הבאלגן הכרוך בארגון האירוע ובמיוחד אם זה האירוע הראשון או השני שהם עורכים. במאמר הבא עשינו מאמץ גדול לרכז לכם את 5 השבלים הדרושים בכל ארגון של אירוע מכל סוג שהוא. אנחנו יכולים להגיד לכם מניסיון שמי שילך לפי השיטות הכתובות כאן שלב אחרי שלב ויעשה את זה בצורה הטובה ביותר יהיה לו אירוע מוצלח שייזכר לטובה ולא ישכח גם בעוד כמה שנים טובות.

1. גבשו קונספט מתאים לאירוע

בשלב הראשוני עלינו לדעת דבר ראשון מה אנחנו בעצם רוצים לעשות ואיך אנחנו רוצים שהאירוע הבא שלנו יראה.
עשו סקר קצר, ובידקו איזה סוגי אירועים אנשים שונים עושים. זה גם לא חייב להיות משהו שכבר עשו אותו אלא זה יכול להיות דבר שאתם חשבתם עליו ולדעתכם אותו הדבר יהיה לכם מעולה ויוציא את האורחים שלכם מרוצים.
עשו רשימה, תרשמו בדיוק את הקונספט שעליו אתם רוצים ללכת, מה בדיוק אני רוצה לעשות? איך אני אעשה את זה? איך אני רוצה שזה יראה? לאיזה קהלים אני הכי רוצים להתאים את האירוע שלי? ועוד..

2. תכנון נכון של תקציב האירוע

לאחר שגיבשתם לעצמכם קונספט מדויק, אתם יכולים לעבור לשלב הבא.
קחו את הרשימה שעשיתם וכתבו בדיוק מה אתם צריכים להביא ולדאוג לו באירוע עצמו, הן מהצד הטכני של ארגון האירוע כגון השכרת ציוד הגברה לצורך המוזיקה, אוהלים להשכרה או אולי אולם להשכרה ועוד עניינים טכנים רבים ועד לארגון רשימה של המוזמנים לאירוע.
לאחר שיש לכם רשימה מסודרת של מה צריך, עברו לשלב התקציב.
כמה כסף יש לכם בסך הכולל לצורך הפקת האירוע? עברו על שלב אחרי שלב ברשימה ועשו בדיקה של כמה כסף אתם מוכנים להשקיע בכל אחת מקטגוריות הרשימה.
תדעו לכם, תכנון נכון של תקציב האירוע מראש הוא המפתח להצלחה, גם מהבחינה הכלכלית שאתם לא נופלים לבור תקציבי וגם מהבחינה של הצלחת האירוע, אתם תדעו בדיוק על מה כדאי להשקיע על מנת להפוך את האירוע שלכם למוצלח יותר, דבר שימנע ממכם השקעה כספית גבוה על דברים מיותרים.
שימו לב שמבחינת התקציב כדאי כמה שיותר לחסוך, ככל שתחסכו יותר, בגבול הטעם הטוב כמובן, יתפנה לכם תקציב לדברים נוספים שישדרגו את האירוע.
וכשאנחנו אומרים "לחסוך" אנחנו לא מתכוונים שתביאו את האוכל הכי פחות איכותי וזול לאירוע, אלא שתפעילו לחץ על השף הטוב ביותר על מנת להוריד אותו במחיר ובכך לפנות לכם תקציב לדברים נוספים.

3. דבר אחד מיוחד ולא שגרתי

לא משנה על איזה קונספט אתם הולכים חשוב לדעת שכדאי מאד לבחור דבר אחד שלא שגרתי לאירוע מהסוג שלכם. זה חייב להיות דבר מיוחד שיפתיע אנשים ויביא להם חיוך מדבר שלא ציפו לו.
זה גם לא חייב להיות משהו שאף אחד לא עשה לפני כן אבל מה שכן עדיף שזה לא יהיה משהו שכבר הציף את כל סוגי האירועים.
לדוגמה אפשר לשלב באירוע עסקי מפל שוקולד מגניב עם מלא שיפודי מרשמלו ופירות, דבר לא שגרתי שכולם ציפו לו אה? אבל תאמינו לנו שהדבר הקטן הזה זה מה שיהפוך את האירוע שלכם להצלחה מסחררת.
אין מה לעשות אנשים אוהבים שמפתיעים אותם לטובה.

4. בדיקה מקיפה של ספקי האירועים השונים

עוד דבר חשוב שמשפיע על איכות והצלחת האירוע שלכם היא הספקים השונים שבהם אתם בוחרים לצורך האירוע.
קחו לדגומה חברה להשכרת ציוד לאירועים, אם אותה חברה לא תיהיה מקצועית מספיק ותחזיק מלאי של ציוד בלוי שנראה לא טוב, זה דבר שבהחלט יכול להשפיע על הצלחת האירוע. ספק כזה יכול אפילו להרוס אירוע שלם!אז דבר ראשון שתעשו כאשר אתם באים לבחור ספק ולא משנה מאיזה תחום, זה בדיקה של חוות הדעת השונות עליו ברשת, ביקור באירועים נוספים שהוא עושה, התייעצות עם הלקוחות שכבר עברו אצלו ועוד…
בקיצור, לא חסרים בעידן של היום כלים לבדיקת אמינות של עסק מסוים.

5. תהנו מהאירוע שארגתם ואל תיהיו בלחץ באותו היום

כמעט כל מי שמארגן אירוע יגיד לכם שמאד היה קשה לו לקחת לעצמו זמן במהלך האירוע ולהנות ממה שהוא ארגן. הוא ככל הנראה תמיד דאג לבדוק שהכל יהיה בסדר, עבר תמיד בלחץ לראות שהכל מתקדם כשורה ועוד. בסופו של דבר הנאת האורחים שלכם היא לא ההנאה היחידה, אלא גם ההנאה שלכם חשובה לא פחות.
לכן אנחנו ממליצים לכם בחום במהלך האירוע לפנות לעצמכם זמן להיות ולהנות עם האורחים שלכם, בסופו של דבר האורחים נורא יעדיפו להיות איתכם במהלך האירוע ולא למצוא את עצמם לבד ללא מי שחוגג ומארגן להם את כל האירוע. אז גם אם אתם לחוצים נורא היינו ממליצים לכם למנות אדם שאתם סומכים עליו על מנת שהוא ידאג לבדוק תמיד שהכל מתנהל כשורה.
אל תשכחו שאתם משלמים וכנראה שהרבה לאותם אנשים ובעלי מקצוע שאחראים לכך שהאירוע שלכם יהיה מוצלח.

לסיכום, ארגון אירוע הוא דבר פשוט הוא צורך המון אנרגיות, כנסו לעניין הזה רק אם אתם מוכנים לזה נפשית ואם לא עדיף שתמצאו לכם מפיק אירועים שזה המקצוע שלו. בהצלחה!